Como estão seus controles internos com a pandemia?
Estamos atravessando por uma das maiores crises da história e isto nos tem feito refletir se estávamos tão avançados e preparados para a adaptação forçada a qual todos fomos submetidos. Alguns mais, outros menos, todos estão sentindo no dia a dia, e no bolso, os impactos da falta de preparo, planejamento e como a geração de informações pode ajudar na tomada de decisão, mesmo que à distância. Uma vez que muitos profissionais estão em home office, outros com restrições de acesso a fábrica e deslocamento, como otimizar o acesso a produtividade da sua equipe e seus ativos?
Temos focado na rapidez em colocar nosso time on-line, preservando saúde e bem estar. Passada a urgência natural que todos tiveram, muitos têm se perguntado: como gerenciar todos (ativos humanos e patrimoniais) à distância, preservando a privacidade individual, mas contemplando a lucratividade através da manutenção saudável e equilibrada do negócio?
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Nós da Apollo, temos pensado em formas de orientar nossos clientes durante a passagem desta epidemia, de forma profissional e estratégica. Reunimos algumas opções interessantes para as empresas adotarem, seja melhorando seus controles, aperfeiçoando o conhecimento ou mudando antigos paradigmas de gerenciamento.
1 – Inventário Expresso
Neste tipo de projeto, realizamos o processo reverso de inventário, que envolve análise preliminar da base patrimonial, abertura de itens e notas fiscais, definição de book de inventário e esclarecimentos para melhorar a clareza do cadastro patrimonial.
Neste caso, as etapas burocráticas e analíticas são postas antes, com a finalidade de otimizar o processo de inventário, pois não envolvem atividades internas de imediato, preservando assim o período de restrição de acessos que algumas empresas têm feito, otimizando o cronograma de atividades.
Este método vem sendo desenvolvido na plenitude dos trabalhos da Apollo Gestão, com a diferença do sistema de conciliação inteligente, através de redes neurais, onde nossa aplicação pré-concilia os ativos inventariados e aprende com as demais conciliações. Isto significa redução de tempo do projeto, eliminando custo e tempo de exposição das pessoas envolvidas.
2 – Treinamento
Nosso time montou um curso completo para o planejamento e execução de um projeto de inventário patrimonial. Abaixo o conteúdo com os principais tópicos:
Inventário Patrimonial. “Do planejamento à importação” – 16 horas
- Planejamento de Inventário, contemplando:
- Análise preliminar do cadastro patrimonial – 2 hrs
- Definição de bens inventário e não inventário – 2 hrs
- Definição da tecnologia de identificação e suas diferenças (barras, rfid, iot) – 1 hr
- Como criar seu próprio aplicativo de inventário utilizando seu smartphone – 2 hrs
- Etapas da conciliação física x patrimonial. Quais critérios e ferramentas devo utilizar? 2 hrs
- Como realizar o saneamento técnico das sobras contábeis? 2 hrs
- Definição da posição conciliada final, qual a sua importância? 1 hr
- Como formatar o arquivo patrimonial para carga no sistema; 2 hrs
- Apontamento de melhorias no processo operacional; 2 hrs
Com emissão de certificado de participação e aproveitamento.
3 – Tecnologias existentes para facilitar os controles
Como a sua empresa está realizando a identificação de ativos, estoques ou pessoas? Procuramos reunir neste guia, as principais soluções utilizadas pela Apollo Gestão para Identificação e Controle de Ativos. Vão desde opções de baixo custo e controle limitado, a soluções mais completas e gerenciáveis, permitindo a localização exata e informações de desempenho e produtividade.
Abaixo, relacionamos os principais grupos de identificação patrimonial, sendo possível atribuir estas opções em: estoques, ativos operacionais e não operacionais.
- IDENTIFICAÇÃO POR PUNÇÃO
- IDENTIFICAÇÃO POR GRAVAÇÃO
- ETIQUETAS IMPRESSAS
- ETIQUETAS GRAVADAS
- ETIQUETAS COM CÓDIGO DE BARRAS OU QR CODE
- ETIQUETAS DE RFID
- IDENTIFICAÇÃO POR RTLS
- DISPOSITIVOS INTELIGENTES – IOT
4 – Auditoria de Processos e Outsourcing
O serviço de Outsourcing consiste em absorver as atividades relacionadas à manutenção periódica dos ativos, fazendo com que a organização concentre esforços em áreas estratégicas. Através de um sistema patrimonial próprio, a Apollo Gestão realiza a movimentação mensal e apurar a depreciação fiscal e societária, conforme orientação do CPC 27. As movimentações mais comuns são: aquisições, baixas e transferências. Como ponto diferencial, atendemos nossos clientes de outsourcing patrimonial com auditorias periódicas e sem custos, visando verificar se os ativos adquiridos durante o intervalo de cálculo foram de fato identificados e alocados corretamente.
Consulte-nos para saber como melhorar este e outros processos remotos da sua empresa. Queremos que sua a sua organização não fique parada. Conte com a Apollo Gestão como parceira para aperfeiçoar seus controles daqui para frente.
Fonte
Joel Costa – Apollo Gestão
